Je hebt een inlogadres, een e-mailadres en een wachtwoord gekregen. Daarmee ben je in een kwartier aan het klokken.
Ga naar het adres dat je hebt gekregen en log in met je e-mailadres. Het wachtwoord dat je hebt gekregen is eenmalig bedoeld: wijzig het meteen onder Gebruikers.
Onder Instellingen → Zaak vul je de naam in zoals je hem op de bon en in rapporten wilt zien. Hier stel je ook in op welke dag je week begint.
Keuken, bediening, afwas, bar — wat bij jouw zaak past. Je ziet je uren en loonkosten later per afdeling terug, dus het is de moeite waard hier even over na te denken.
Onder Team → Medewerker toevoegen. Naam, afdeling, uurloon, contracturen en een pincode van vier cijfers. Reken op een minuut per persoon.
Koppel de tablet aan de bar één keer aan je zaak — zie het volgende hoofdstuk. Daarna blijft hij staan waar hij staat.
Niets wint zoveel tijd als dat. Een dienst die verkeerd staat, haal je onder Uren in twee klikken weg.
Laat de toeslagen, de Arbeidstijdenwetcontrole en het werknemersportaal eerst staan zoals ze staan. Die staan al op de gebruikelijke horeca-instellingen. Je kunt ze later per stuk bijstellen zonder dat er iets aan je oude uren verandert.
Het klokscherm heeft zijn eigen adres en blijft staan waar het staat. Wie een dienst start of afsluit, komt niet in je beheerscherm terecht.
Op je eigen computer: Instellingen → Apparaten → Apparaat toevoegen. Kies soort Klokscherm en geef het een naam die je terugkent, bijvoorbeeld Tablet bar.
Druk bij dat apparaat op Koppelcode. Je krijgt zes cijfers die een half uur geldig zijn.
Open op de tablet /klok achter je eigen adres —
bijvoorbeeld jouwzaak.nl/klok — en voer de zes cijfers in.
In Safari of Chrome op de tablet: Zet op beginscherm. De tablet opent dan rechtstreeks het klokscherm, zonder adresbalk, en valt niet meer in slaap zolang het scherm aan staat.
De tablet onthoudt de koppeling. Je hoeft nooit een wachtwoord op dat scherm in te voeren — en dat is precies de bedoeling: je personeel komt er niet mee in je beheer. Wie wél naar het beheer wil, drukt op het discrete Beheer onderin en moet dan inloggen.
Een vergissing herstel je in het beheer, niet op de tablet. Zo blijft er altijd een spoor van wie wat veranderde.
De bon toont uren en toeslaguren, nooit bedragen. Iedereen kijkt mee op zo'n scherm.
Een badgelezer bewaart klokmomenten en stuurt ze op volgorde na wanneer de verbinding terug is.
Onder Team staat iedereen die kan klokken. Dit scherm bepaalt ook wat je straks aan loonkosten en contractafwijkingen te zien krijgt.
| Veld | Waarvoor het dient |
|---|---|
| Naam | Zoals het op de tablet en op de urenstaat komt te staan. |
| Afdeling | Bepaalt de indeling van je rapportage. Later wijzigen kan altijd. |
| Uurloon | Nodig voor loonkosten en loonkostenpercentage. Laat je het op nul staan, dan werkt alles behalve de geldkolommen. |
| Contracturen per week | Hiermee rekent Klockje het verschil tussen gewerkt en contract uit, ook over een periode van een maand of een kwartaal. |
| Pincode | Vier cijfers (of vijf of zes, zie Instellingen). Kies er zelf een of laat Klockje er een maken. |
| Personeelsnummer | Optioneel. Handig als je salarispakket op nummer werkt in plaats van op naam. |
| Status | Uit dienst haalt iemand van de tablet, maar laat zijn uren staan — je hebt ze wettelijk nog jaren nodig. |
Je bent verplicht de urenregistratie te bewaren voor de Arbeidsinspectie en de Belastingdienst. Daarom laat Klockje je een medewerker niet weggooien zolang er uren onder zijn naam staan. Uit dienst doet wat je wil: van de tablet af, uren intact.
Bij elke medewerker staat de knop Pincode. Je kunt zelf een code kiezen of Klockje er een laten maken. Codes van allemaal dezelfde cijfers worden geweigerd, net als een code die al bij een collega in gebruik is — je ziet dan bij wie.
Pincodes worden versleuteld opgeslagen en zijn niet opvraagbaar, ook niet door jou. Je ziet een code één keer: op het moment dat je hem instelt. Raakt iemand hem kwijt, dan stel je een nieuwe in.
Werk je met badges of druppels, dan vul je bij een medewerker de badgecode in en hoeft er helemaal geen code meer getypt te worden. Je hebt er een badgelezer bij nodig; die koppel je net als een tablet, maar met soort Badgelezer.
Het scherm Vandaag is het scherm dat je 's middags even openklapt: wie staat er, hoe lang al, en is er iets wat aandacht vraagt.
Het gebeurt elke week in elke zaak. Klockje markeert een dienst die langer dan het ingestelde aantal uren loopt als vergeten. Zet je onder Instellingen → Klokken het automatisch uitklokken aan, dan sluit hij 's nachts zo'n dienst zelf af met een notitie erbij, zodat je hem de volgende dag onder Uren terugvindt en kunt rechtzetten.
Elke afgesloten dienst wacht op je akkoord. Dat akkoord is het moment waarop uren salarisklaar worden.
Je medewerker ziet in zijn eigen portaal de melding aangepast bij een dienst die jij hebt gewijzigd. Dat is bewust zo gebouwd: het is zijn loon. Vertel erbij waarom, dan voorkom je het gesprek achteraf.
Hier kijk je naar de zaak als geheel: welke afdeling loopt uit de hand, en hoe verhouden je loonkosten zich tot je omzet.
Je kiest een vrije periode (van en tot) en eventueel één medewerker of één afdeling. Daarna zie je:
Rapportage is om te sturen: waar gaat het geld heen. Urenstaat is om door te geven: wat heeft ieder mens precies gewerkt. Voor je boekhouder heb je de urenstaat nodig.
Het overzicht dat naar je boekhouder of salarisbureau gaat, in twee standen: één regel per medewerker, of élke klokbeurt eronder.
Vul van en tot in, of druk op een knop als Vorige maand. Filter eventueel op één medewerker of één afdeling. Dan: Toon.
Verdicht voor doorsturen, onverdicht om na te kijken. De filters blijven hetzelfde; alleen de diepte verandert.
CSV opent in Excel of Numbers, in de stand waar je op staat. Onverdicht
krijgt achter elke medewerker een eigen TOTAAL-regel.
Afdrukken geeft een schone pagina zonder menu — kies in het printvenster
Opslaan als pdf.
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Diensten | Aantal afgeronde klokbeurten in de periode. |
| Bruto | Van inklokken tot uitklokken, pauze er nog in. |
| Pauze | Geklokte pauze, plus een automatische aftrek als je die hebt aangezet. |
| Netto | Bruto min pauze. Dit is waar je over uitbetaalt. |
| Contracturen | Contracturen per week, omgerekend naar jouw periode. Over 31 dagen bij 35 uur per week: 35 × 31 ÷ 7 = 155 uur. Zonder contracturen blijft de kolom leeg. |
| Verschil | Netto min contracturen. Brass betekent een afwijking groter dan de marge die je onder Instellingen hebt gezet. |
| Toeslag | Uren die onder een toeslag vielen, en het bedrag dat dat oplevert. |
| Loonkosten | Brutoloon plus toeslag plus werkgeverslasten. |
Een dienst die nog loopt, een dienst die nog gekeurd moet worden, een handmatige correctie en een pauze onder de wettelijke grens krijgen alle vier een eigen markering. Zie je er een op een urenstaat die je wilde doorsturen, handel hem dan eerst af onder Uren.
Alles wat per zaak anders kan, staat hier — in zes groepen. Je hoeft er bij de start niets aan te doen: de standaardwaarden zijn die van een gewone horecazaak.
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Zaak — basisgegevens en hoe de zaak draait | |
| Naam van de zaak | Zoals hij op de bon en in rapporten staat. |
| Week begint op | Maandag of zondag. Bepaalt al je weektotalen. |
| Vaste sluitingsdagen | Dagen waarop je dicht bent; die vallen uit je gemiddelden. |
| Valuta | Euro, pond of dollar. |
| Klokken — hoe het team in- en uitklokt | |
| Klokscherm inschakelen | Uit betekent: alleen handmatig invoeren door een leidinggevende. |
| Lengte van de pincode | Vier tot zes cijfers. |
| Eigen pauze klokken | Uit betekent: alleen in- en uitklokken, pauze trek jij af. |
| Klokmomenten afronden | Bijvoorbeeld op 5 minuten. Afronden gebeurt altijd in het voordeel van de medewerker. |
| Urenbon tonen | De bon bij het uitklokken, met weektotaal. |
| Vergeten na … uur | Vanaf wanneer een open dienst als vergeten geldt. |
| Automatisch uitklokken | Sluit zo'n dienst 's nachts af met een notitie erbij. |
| Blokkeren na … pincodes | Beschermt tegen iemand die codes van collega's probeert. |
| Toeslagen — de hoogste telt, ze stapelen niet | |
| Nachttoeslag | Percentage, en van welk uur tot welk uur de nacht loopt. |
| Zondagtoeslag | Standaard 50 %. |
| Zaterdagtoeslag | Standaard uit; in veel cao's bestaat die niet. |
| Feestdagtoeslag | Standaard 100 %. Klockje kent de Nederlandse feestdagen. |
| Overurentoeslag | Boven een aantal uren per dag. |
| Pauzes en arbeidstijd — controles op de Arbeidstijdenwet | |
| ATW bewaken | Waarschuwt bij te weinig pauze. Boven 5½ uur werk hoort 30 minuten, boven 10 uur 45 minuten. |
| Pauze automatisch aftrekken | Als er niet geklokt is. Let op: dit mag niet zomaar — de pauze moet echt genomen zijn. |
| Waarschuwen boven … uur | Signaleert een onwaarschijnlijk lange dienst. |
| Geld en sturing — welke cijfers je wilt zien | |
| Loonkosten berekenen | Uit betekent: alleen uren, nergens bedragen. |
| Werkgeverslasten (%) | Boven op het brutoloon. Standaard 30 %. |
| Omzet per dag bijhouden | Nodig voor het loonkostenpercentage. |
| Doel loonkostenpercentage | De lijn waartegen je dagelijks afgezet wordt. |
| Contractsignaal | Waarschuwt bij afwijking van de contracturen, met een eigen marge. |
| Privacy en bewaren — wat wordt vastgelegd en hoe lang | |
| Bewaartermijn (jaren) | Standaard 7, vanwege de fiscale bewaarplicht. |
| Automatisch anonimiseren | Verlopen registraties worden losgekoppeld van de naam. |
| Logboek bijhouden | Wie heeft wat gewijzigd of ingezien, en hoe lang je dat bewaart. |
| Werknemersportaal | Eigen uren inzien, eigen gegevens downloaden, correctie aanvragen — elk apart aan of uit. |
| Betwisten binnen … dagen | De termijn die je medewerker in zijn portaal te zien krijgt. |
Je mag alleen pauze aftrekken die daadwerkelijk is genomen. Zet je dit aan terwijl je team doorwerkt, dan betaal je gewerkte tijd niet uit en dat is bij een controle van de Arbeidsinspectie een probleem. Laat het team liever zijn eigen pauze klokken.
Een rol is een setje rechten. Je bedrijfsleider hoeft geen lonen te zien, je planner hoeft niets te kunnen wijzigen. Dat stel je hier in.
Alles. Deze rol kun je niet uitkleden — er moet altijd iemand zijn die erbij kan.
Draait de dagelijkse gang van zaken: klokken, uren corrigeren en goedkeuren, exporteren, rapportage met omzet. Geen lonen, geen instellingen.
Alleen meekijken: Vandaag, uren, rapportage, team. Niets wijzigen.
Alleen zijn eigen uren en gegevens. Dit is de rol voor het werknemersportaal.
Onder Rollen maak je er zelf bij — souschef, weekendleiding, boekhouder — en vink je per rol aan wat die mag. Eigenaar en medewerker zijn systeemrollen en blijven bestaan; de rest is helemaal van jou.
| Recht | Wat iemand daarmee mag |
|---|---|
| Dagelijks | |
| Vandaag | Het dashboard met wie er nu werkt bekijken. |
| Klok bedienen | Het klokscherm openen en bedienen. |
| Uren | |
| Uren zien | De diensten van het hele team bekijken. |
| Uren corrigeren | Diensten wijzigen en verwijderen. |
| Uren goedkeuren | Diensten salarisklaar maken. |
| Uren exporteren | CSV-bestanden downloaden, inclusief de urenstaat. |
| Rapportage | |
| Rapportage zien | Rapportage en urenstaat openen. |
| Loonkosten zien | Bedragen in plaats van alleen uren. |
| Omzet zien | Omzet en loonkostenpercentage. |
| Team | |
| Team zien | De medewerkerslijst bekijken. |
| Uurlonen zien | De lonen in die lijst. |
| Team beheren | Medewerkers toevoegen en wijzigen. |
| Pincodes resetten | Een nieuwe pincode instellen. |
| Privacy | |
| Privacyscherm zien | Wat wordt vastgelegd, van wie, hoe lang. |
| Opschonen | Verlopen gegevens anonimiseren. |
| Gegevens uitgeven | Een gegevensoverzicht van een persoon maken (AVG-inzageverzoek). |
| Beheer | |
| Logboek inzien | Wie heeft wat gewijzigd of ingezien. |
| Instellingen bekijken | Meekijken zonder te kunnen wijzigen. |
| Instellingen wijzigen | Alles uit hoofdstuk 8 aanpassen. |
| Rollen beheren | Rollen maken en rechten verdelen. |
| Gebruikers beheren | Wie kan inloggen en met welke rol. |
| Eigen | |
| Eigen uren zien | Het werknemersportaal: eigen uren en gegevens. |
Wie geen recht op lonen heeft, ziet ze ook niet in een export, niet in de urenstaat en niet in een rapport. Het menu verbergt niet alleen een knop: de cijfers verlaten de server niet.
Onder Gebruikers bepaal je wie kan inloggen. Een gebruiker is iets anders dan een medewerker: medewerkers klokken, gebruikers loggen in.
Op het inlogscherm staat Wachtwoord vergeten. Omdat Klockje geen e-mail verstuurt, werkt dat met een herstelcode die jij als eigenaar uitgeeft:
Jij opent Gebruikers en drukt bij hem op Herstelcode.
Negen cijfers in drie groepjes, een uur geldig, één keer te gebruiken. Geef hem persoonlijk of per telefoon door, niet in een groepschat.
Via Wachtwoord vergeten op het inlogscherm: e-mailadres, de code, het nieuwe wachtwoord. Alle openstaande sessies van die persoon worden daarbij afgemeld.
Dan heb je de beheerder van de server nodig. Die kan op de server zelf een nieuw wachtwoord voor je zetten. Spreek af bij wie je daarvoor terechtkunt en zet dat telefoonnummer ergens waar je het terugvindt zonder in te loggen.
Urenregistratie is persoonsgegevens verwerken. Klockje is zo gebouwd dat je daarbij aan de regels kunt blijven — maar jij bent degene die ze verwerkt.
Je registreert uren niet omdat je personeel daar toestemming voor geeft — die toestemming zou niet vrij zijn, want jij bent hun werkgever. Je baseert je op twee andere grondslagen:
Dat is belangrijk voor de praktijk: iemand kan zijn urenregistratie niet laten verwijderen, omdat jij wettelijk verplicht bent hem te bewaren. Klockje legt dat ook zo uit in het portaal van je medewerker, zodat jij dat gesprek niet hoeft te voeren.
Naam, afdeling, contracturen, uurloon, klokmomenten, pauzes, correcties met wie en wanneer, en een versleutelde pincode.
Geen locatie, geen camerabeelden, geen vingerafdruk of ander biometrisch kenmerk, en geen prestatiescores.
Na de bewaartermijn worden registraties niet weggegooid maar losgekoppeld van de naam. Je urentotalen, loonkosten en jaarcijfers blijven dus kloppen, terwijl er geen persoon meer aan hangt. Dat gebeurt automatisch als je dat hebt aangezet; onder Privacy kun je het ook met de hand doen en zien wat er klaarstaat.
Zet je het werknemersportaal aan, dan kan iemand met een eigen inlog zijn eigen uren per week zien, zijn gegevens downloaden en een correctie aanvragen. Dat dekt in de praktijk de inzage- en overdraagbaarheidsrechten uit de AVG af zonder dat jij per verzoek iets hoeft uit te zoeken.
Onder Privacy maak je met één druk een volledig gegevensoverzicht van één persoon, als bestand dat je kunt meesturen. Dat je dat deed, komt zelf ook in het logboek — waarmee je kunt aantonen dat je het verzoek hebt behandeld.
| Wat je ziet | Wat je doet |
|---|---|
| De tablet vraagt om een koppelcode | De koppeling is verlopen of het apparaat is verwijderd. Vraag onder Instellingen → Apparaten een nieuwe code en voer die op de tablet in. |
| Iemand staat niet op de tablet | Staat hij onder Team op uit dienst? Of zonder pincode? Beide zet je daar recht. |
| Pincode geweigerd | Na te veel pogingen wordt er even geblokkeerd. Stel onder Team een nieuwe code in; die werkt meteen. |
| Een dienst van 14 uur | Vergeten uitklokken. Corrigeer de eindtijd onder Uren; de correctie komt in het logboek. Zet het automatisch uitklokken aan om het te voorkomen. |
| De urenstaat telt niet op met je eigen telling | Kijk of je periode gelijk loopt en of er diensten openstaan die nog lopen. Zet de urenstaat op onverdicht: dan zie je per klokbeurt waar het verschil zit. |
| Iemand ziet zijn lonen die hij niet mag zien | Zijn rol heeft het recht Loonkosten zien of Uurlonen zien. Haal dat weg onder Rollen. |
| Klockje is helemaal niet bereikbaar | Dat is iets voor de beheerder van je server. Je uren zijn niet kwijt: ze staan in de database op de server, los van de app. |
Twijfel je of iets is gewijzigd, door wie en wanneer: onder Logboek staat het. Elke correctie, elke goedkeuring, elk gegevensoverzicht en elke inlogpoging. Dat is ook precies wat je nodig hebt als de Arbeidsinspectie langskomt.
Deze handleiding hoort bij de versie die je nu gebruikt. Bij elke wijziging in Klockje wordt hij meteen bijgewerkt.